發布於 2025-04-25 107

【科技新知】Excel如何設定資料驗證？防止別人亂填表格，降低輸入錯誤機率！

　　在處理 Excel 表格時，你是否曾經遇過這種情況：表格中的選項明明應該只有「是」或「否」，卻被輸入成「YES」、「好」、「OK」等各式各樣的答案？又或者明明某欄只應該填入 1 到 100 的數字，結果有人填了「兩百」？這些看似小問題，其實都會對資料的正確性和後續運算造成困擾。幸好Excel 提供了「資料驗證」功能，能幫助你設定欄位輸入的規則，像是限制數值範圍、只接受特定文字、建立下拉選單等，大大降低輸入錯誤的機率。這篇文章就要帶你一步步了解資料驗證的用途與設定方式，讓你從此不再怕資料失控！

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什麼是「資料驗證」功能？

　　在 Excel 當中，「資料驗證（Data Validation）」是一種用來限制使用者輸入資料的工具。透過設定輸入條件，你可以：

限制只能輸入數字、日期或特定格式。
建立下拉選單，提供固定選項供選擇。
設定輸入錯誤時跳出提示訊息或警告。

這個功能廣泛應用於Excel調查表、登記表、申請單……等需要正確輸入的表格中，尤其適合多人共用同一份檔案時使用。

Excel資料驗證怎麼設定？

　　想知道如何在Excel表格中，設定「資料驗證」功能嗎？趕快跟著下面的圖文教學步驟，把這個小技巧學起來吧！

步驟一：選取儲存格範圍

　　首先，開啟你的 Excel 檔案，「選取」要限制輸入的儲存格（可單格/多格）。

步驟二：點選「資料驗證」功能

　　在上方功能列點選「資料」分頁，再點擊「資料驗證」選項，畫面會跳出一個設定視窗。

步驟三：選擇驗證條件類型

　　在「設定」頁籤中，你可以依需求選擇以下幾種條件：

任何值：預設為無限制。
整數：限制只能輸入整數，並可設定範圍。
小數：接受含小數點的數值。
清單：建立下拉選單，只能從指定選項中選取。
日期 / 時間：只能輸入符合格式的時間或日期。
文字長度：限制輸入內容的字數。
自訂：輸入自訂公式作為驗證依據。

步驟四：設定條件範圍

　　以「整數」為例子，可以設定輸入值「介於 10 到 100」之間。若選「清單」，則可輸入選項（例如：是,否）或引用其他儲存格範圍。

步驟五：輸入訊息（可選）

　　切換到「輸入訊息」頁籤，可以在使用者點選儲存格時顯示提示訊息，幫助他們了解應輸入的內容。例如：

標題：請選擇選項
訊息內容：只能從下拉選單中選擇「是」或「否」。

步驟六：設定錯誤警告（可選）

在「錯誤警告」頁籤中，你可以設定違規輸入時顯示的警告視窗：

停止：強制禁止輸入不符內容。
警告：顯示警告，但仍可輸入。
資訊：僅提示用戶注意，無限制。

設定好後，點選「確定」，資料驗證功能就套用了！

常見應用範例

✅ 下拉選單選擇類別

建立如「男 / 女」、「已完成 / 未完成」的固定選項，避免輸入錯字。

✅ 限制數值範圍

像是在統計報表中限制只能填寫「0~100」的數據，防止不合理數值。

✅ 控制文字長度

常見於學號、身份證字號等固定長度的輸入欄位。

✅ 日期區間限制

設定只能填入某一時間範圍內的日期，像是申請期限、活動登記時間等。

　　Excel 的「資料驗證」功能是表格控管的小幫手，能夠大幅提升資料準確率與使用效率。無論你是想限制格式、建立選單，還是設定錯誤提醒，只需幾個步驟就能完成。下次再製作報表、問卷或合作表格時，別忘了用上這項功能，讓表格不僅好看，還更好用又不容易出錯！如果本篇文章有幫助到你的話，也歡迎分享給身邊需要的親朋好友喔！而若你最近剛好想要換新蘋果/安卓手機或其他產品配件的話，記得要找挑戰手機市場最低價的傑昇通信喔！

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